封筒で書類を郵送するときの書き方マナー

ビジネスにおける書類のやり取りで、封筒に返信用封筒を同封して郵送する機会は少なくありません。その際忘れてはならないのが返信用封筒に記す「行」をはじめとした、封筒を送るときの書き方のマナーです。書類を郵送した相手方からスムーズに返信を得られるよう、書き方のマナーには特に注意を払いたいものです。そこで今回は返信用封筒の書き方のマナーについて、近年のトレンドも交えて特集します。


①「行」と書かないことも検討すべき

返信用封筒を入れるということは、相手方にその封筒を使用して返信させる手間を要求することになります。相手の手間を少しでも解消する意味で、返信用封筒にこちらの住所や宛名等を予め書いておくことは最低限必要なマナーですね。その際、ついうっかり自分の名前の末尾に「様」を書かないよう気をつけなければなりませんが、では「様」の代わりに「行」を書けば良いものでしょうか。返信用封筒を使う相手方のマナーとして、「行」と書かれている部分を二重斜線で消して左横に「様」と書く必要があります。そもそも返信用封筒に住所や宛名を書くのは相手方に手間をかけさせない目的だったはずですが、訂正する手間をわざわざかけさせていますよね。そのため近年では、宛名の下に何も書かずブランクにして返信用封筒を入れる場合も増えてきました。そうすれば相手方は「様」と一文字書き込むだけで良く、「行」を訂正する手間が解消されるからです。

ただしこの方法はまだポピュラーな方法とまでは言えませんので、社内的なコンセンサスを得ておく必要はあります。もし返信用封筒で社内的ルールを定めていないようなら、返信用封筒には「「行」を書かないこと」を社内的に検討してみることをオススメします。


②丁寧に書くことが何よりのマナー

封筒や手紙におけるマナーでは①でご紹介したような「様ではなく行」等書く内容ばかりが注目されがちですが、最も大切なことは「丁寧に書く」ことです。文字が乱れていたり、傾いていたり、乱雑であったりすれば、書いている情報としてはマナー上問題なかったとしても相手は良い気分はしません。それだけに「一球入魂」ならぬ「一文字入魂」の気構えで、一文字ずつ気持ちを込めて書く手間を惜しんではならないと言えます。とは言え、封筒に住所や名前を適切なバランスやサイズで美しく書くことは結構難しいものです。そこでオススメしたいのが、こちらの住所と名前の文字数分の正方形のマスを薄い鉛筆と定規を使用して封筒上に作成しておくことです。

その正方形の中にボールペンで住所や名前を書き込めば配置が適切になるだけでなく一文字ずつの均整もとれる上、ゆがみも生じませんので見栄えが大変美しくなります。尚、書き上げたら間違いがないか確認するのは当然ですが間違いを発見したら訂正は御法度。新しい封筒を使用して再度作成し、再度チェックすることです。チェックが完了したら薄い鉛筆で作成したマスを消し忘れないようにしましょう。また、これも申し上げるまでもありませんが返信用封筒には差額が生じない金額の切手を貼っておくことも最後に必ず確認するようにしてください。

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