上司へ営業同行の依頼メールを送るときの注意点と例文

上司へ営業同行の依頼メールを送るときの注意点と例文

大きな取引につながる可能性のあるクライアントとの大事な商談や、自身の営業力に自信がないときは、上司に同行をしてもらって話をまとめてほしいときもあるでしょう。上司に同行の依頼をメールで伝えるとき、どのようなことがポイントになるでしょうか?

一言で簡単に言うと「ご同行お願いします」という内容なのですが、頼む相手にも仕事があり、目上の人なので失礼のないように伝えなくてはなりません。直属の上司であれば同じオフィスにいて事情が分かっていたり、あらためて口頭で頼んだり、ということが可能ですが、メールで頼む場合はそれなりの理由も添えて伝えることが基本です。

上司、つまり経験値の高い人に同行を頼むのは、「自分一人では押しが弱い」「質疑応答に自信がない」などの理由があり、自分のためと言うより、結果的に会社の利益に関わるからということがほとんどでしょう。ですから、次のようなポイントに注意して、メール依頼から実際の同行までが円滑に行くよう、心がけましょう。

上司に同行の依頼メールを送るときのポイント

ポイント(1)同行が必要な理由を明記する

上司に送るメールには「なぜ同行を依頼することになったか」を、詳細に書きましょう。「○○の製品について先方に説明する際にどうしても上司の合席が必要」とか、または「謝罪やお礼を先方にするので上司の同行が必要」など、依頼される側に「なぜ、私が同行しなくてはならないのか?」と不思議に思われないよう、しっかり理由を伝えましょう。

ポイント(2)相手も時間を割いていることを意識

依頼された上司は、同行するために時間を割くことになります。部下のサポートは業務の一つである以上、たとえ成果が部下のものであったとしても、しっかり対応するべきだとわかっていることでしょう。ですから、予定が立て込んでいるような時もなんとか調整して、できるだけ依頼に応えられるようにしてくれるはずです。そのことを忘れないでください。

決して「同行してもらって当たり前」と思わないでください。「忙しいのにわざわざ時間を割いてくれた」という点への感謝を込めて、依頼メールの段階から誠実で丁寧なお願いとなるよう意識しましょう。

ポイント(3)同行に対する事後のお礼メール

同行を依頼し、現場での仕事が滞りなく終わったら、必ずお礼のメールも送ります。助けられたことへの感謝の気持ちはもちろん、同行のおかげで「○○が助かりました」や「○○が勉強となり、今後の仕事に繋がります」など、具体的に書きましょう。

成果を具体的に報告してもらうことは、上司にとっても嬉しいものです。依頼を快諾してくれた上司に最大に感謝し、しっかり想いを伝えましょう。

上司への同行の依頼メールの例文

件名:株式会社○○様御同行のご依頼

○○課長

お疲れ様です。○○です。

○○課長にご同行のお願いがありメール致しました。

来週○日○時に商談予定の、株式会社○○様に
ご同行いただけないでしょうか。

実は商談当日、これまでの窓口である○○様に加えて、
総務部の責任者である○○様も同席されることになりました。

商談では当社の取引実績や提案内容を詳しく聞きたいとのことであり、
お力添えいただきたく存じます。

詳細内容を下記に記載いたします。

・会社名:株式会社○○
・商談場所:○○市○○町1-2-3 
      ※最寄り駅は○○線○○駅です
・商談相手:総務部 課長 ○○ 様
      総務部 主任 ○○ 様
・商談内容:当社サービス説明
      過去の取引実績

お忙しい中、大変恐縮ではございますが、
ご同行の可否についてご教示いただけますと幸いです。

営業部二課 ○○

上司に同行してもらうメリットとデメリットを理解しておこう

ここまでは、メールでのやりとりについてのポイントをご紹介してきましたが、最後に、「同行」そのものについても、いくつか確認しておきましょう。

同行現場での様々なことが今後の自分の成長にもつながりますし、上司への再度の依頼やお礼メールにも活かすことができます。ブラス面とマイナス面を上手に取り入れ、ビジネスマンとしての学びを深めましょう。

上司が同行するメリット

上司の商談・営業を間近で見られるというのが最も大きなメリットでしょう。経験豊富な人はそれだけ場数を踏んでおり、予想外の質問を受けるなど突然の出来事にも柔軟に対応できたり、変則的な案件にもいろいろな知恵で答えを導いたりと、引き出しがたくさんです。

もし、一人ではとても補えなかっただろうという場面でも、足りない情報をカバーしてもらえることが少なくないのです。

上司が同行するデメリット

一方で、上司に付いてきてもらうということは、相手から「新人だから」「未熟だから」となめられてしまうリスクと背中合わせです。

さらに、相手がサポート役の上司の方をメインに頼る感じになり、自分を差し置いて上司に話をするような流れができてしまうこともあります。

その結果、自分自身は責任感が持てなかったり、不足の事態に対応できる力がなかなか身につかなかったりということもあります。

これを回避するためには、たとえ上司が対応していても、自分もともに考え、一人の場合どういう対処をするかシミュレーションを重ねたりして、つねに緊張感を持続すること。そして、上司がやりとりしたことや結果を出したことも、しっかり引き継ぎを受け、自分のものとして咀嚼し、以降の対応に活かすことです。

さいごに

営業や商談の現場に上司が同行するというスタイルは、その仕事を確実に実らせるという取り組みであると同時に、経験の浅い社員を成長させるための人材育成法の一つとも考えられています。

同行のデメリットを考えて、「上司の同行は積極的に行わない」という企業もあるようですが、この方法で営業マンを育てているところは少なくありません。

上司に同行を依頼する人は、メールでのお願いから現場での実際のやりとりまで、すべてが成長の糧になるととらえ、真剣に携わることが大切です。

そして、自らが一人前になることが、同行して育ててくれた上司への最高の恩返しになるとの想いで、日々努力を重ねましょう。

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