ホチキスで書類を止める正しい位置・ビジネスマナー

この場合は、ホチキスを止める前に、まず書類の向きを変える必要があります。まず横書きの書類を左に90度回して縦にした状態とし、横書きの書類を読みやすくします。次に横書き書類の左コーナーと縦書き書類の左のコーナーをきれいに揃えた上で、左側の上をホチキスで止めます。つまり縦・横が混在する文書は、横書きを書類を主、縦書きを従として揃えると憶えておけば良いのです。

ホチキスを止める角度にも注意

ホチキスを止める角度にも注意

ホチキスを止める位置がわかったところで、では止める角度はどのようにするのが最も良いのでしょうか。ホチキスを止める角度は、45度が最も良いといわれています。これは資料をめくったときに引っかからずにめくりやすく、紙をめくった後も折りやすいためで、見る人のことを考えた角度といえるでしょう。そのため、45度でホチキス止めしておくことが大切です。

ホチキスの止め方にも例外がある

横書きは左上、縦書きは右上、混在している場合は左上がホチキスの基本的なビジネスマナーですが例外もあります。例えば、左上にホチキスをしてしまうと厚みが出てしまい、ファイルに入れることができない・・・つまり書類の管理に問題が生じる場合です。

そのような場合、書類をファイリングすることを事前に考慮し、会社によっては上と下の端から何分の1のところにホチキスで止めるなど独自のルールを定めている場合があります。そのため、そうした独自ルールが会社に存在していないか、予め上司に確認をとっておくことも大切だと言えます。

時と場合に応じて臨機応援に対応しても良い

ビジネスマナーとして横書き文書は左上、縦書きは右上といった具合に、ホチキスには一定のルールが存在しますが、どのような場合においてもそのルールが必ず正しいとは限りません。

例えば、資料を渡す相手が左利きである場合。相手が左利きなら、横書き文書であっても、左上で止めてある場合にはメモを取りにくくなります。そのため、もし予め資料を渡す相手が左利きだとわかっている場合は、あえて横書き文書であっても右上でホチキスを止めて良いのです。つまり、相手によっては臨機応変に対応することが本当の意味でのビジネスマナーと言えます。

また、ホチキスを2箇所止める必要があるときは、横書きの場合は左側の資料が読みやすい位置に、縦書きの場合は右側の資料が読みやすい位置を止めると良いと言えます。このようにホチキスの止め方や気遣いなど、細かい気配りをすることで、社会人として認めてもらう最短ルートといえるでしょう。

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