営業事務職に向いている人の特徴・向かない人との違い

(1)円滑なコミュニケーション力

営業事務職は内勤ながら、営業担当者やその他の関連部署の社員と密にやり取りをする必要があります。またクライアントをはじめとした外部の人たちとのコミュニケーションをはかることも要求される職種。外回りで営業社員が全員出払っている時など、お客様からの問い合わせをはじめとした受電対応を一手に引き受ける場合もあります。そのため、基本的な電話応対のマナーや対応力が身についている必要があります。

営業担当に代わって、クライアントからの質問に答えなければならない場面もあるし、また営業事務員から請求書や見積書のやり取りについて、直接お客様へ連絡しなければならないこともあります。その際、冷たい印象や、機械的に受け答えをしてしまうと、クライアントの会社に対する印象も悪くなってしまいます。つまり、営業事務職はビジネスマナーを心得ていることはもちろん、親切で温かみのある接客力や営業的メンタリティーが求められるのです。

(2)パソコンスキル

営業事務職にパソコンスキルは必要不可欠。パソコンでデータの処理や管理するのは当たり前の時代です。そのため、特にWord・Excelは必須スキル。また顧客へのプレゼン資料や会議資料の作成がメイン業務になっている場合、PowerPointも使いこなせないといけません。パソコン教室に通ったり、本を見て独学で学ぶなどして少しずつでも覚えましょう。

(3)臨機応変な対応力や判断力

営業事務職は見積書や請求書、営業資料の作成といった仕事が主になりますが、刻々と変化する商談状況やお客様の事情、都合に合わせて、臨機応変に取り組むことが求められます。上司や営業担当からの指示内容に従い、事務作業に専念すれば良いだけならまだしも、それぞれの立場や状況が異なるクライアントに配慮した対応力が必要です。また事務作業の優先順位が状況によって瞬時に変わる場合もあるため、柔軟な対応力や的確に優先順位を入れ替える判断力の有無も営業事務職には必要です。

(4)お客様目線で自分の仕事を捉えることができる

営業事務職を含む、事務職全般に求められる能力の一つに「仕事の正確性」があげられます。仕事の正確性は、社内の手順やルールを踏んでいるか、フォーマット内の記載すべき必要事項を全て満たしているかなど、主に内部的基準で判断されますが、営業事務職は更に「お客様の視点」も求められます。その例をご紹介すると、

クライアント向けの提案資料を作成する場合において、業界の専門用語の使用を避けて、噛み砕いた表現で資料を作る。

せっかちで勘違いしやすいタイプのお客様には、誤解を招きそうな箇所には簡単な補足説明のメモを作成したり、資料に添付しておくなどの対応をする。

つまり、ただ基本に忠実であればよいという訳ではないということです。お客様の目線で自分が取り組んでいる仕事を捉え、それぞれのお客様にとってベストな対応を心掛けることが営業事務職には求められます。

営業事務職は大変だけど、やりがいもたくさんある

営業事務職には「事務職」とついていますが、準営業職と言っても良いほど営業マインドが問われる仕事です。「営業は向かないから事務職でも」という気持ちでは営業事務職は務まりません。しかし、だからこそ営業事務職には一般事務職にはない特有の仕事の醍醐味や面白さ、やり甲斐、達成感などがあります。また直接的な商談を行わなくとも、営業チームの貴重な一員として欠かすことが出来ない存在、それが営業事務職です。

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