会社説明会キャンセルの正しい連絡方法【メール・電話例文付き】

説明会のキャンセルメールの例文

では、どのような文章を作成して相手企業へ送信すればよいか、例文をご紹介しましょう。

◎例文

◯◯◯◯株式会社
人事部 ◯◯様

突然の連絡にて、失礼申し上げます。
私は◯◯大学◯◯学部の◯◯◯◯と申します。

◯月◯日の午後◯時より開催予定の貴社セミナーに参加申込みしておりましたが、
事情により参加できなくなりましたため、ご連絡致しました。

大変お忙しい中、席を準備して頂いたにも関わらず、
参加できなくなり誠に申し訳ございません。

もし再来週以降の日程で説明会が開催される際には、
必ず出席させて頂きたいと存じます。
重ねてご多用な中、ご迷惑をお掛けし恐縮の極みですが、
ご理解並びにご了承賜りますよう、宜しくお願い申し上げます。

キャンセルメールのポイント

1:冒頭は簡潔に!時候挨拶等は不要!

キャンセルを連絡するためのメールは、用件を簡潔に伝えることが最重要ポイントです。相手に失礼がないようにと長々とした時候挨拶から作文する学生諸氏が見受けられますが、そうした挨拶は不要です。例文のように「突然失礼します」といったフレーズか、「お世話になっております」といった定型フレーズで十分です。

2:理由はくどくど説明しない

相手企業から理解や共感を得ようと、キャンセルの理由をくどくど書くことは避けましょう。先方としてはキャンセルすることがはっきりわかれば良いことであり、また、今後志望するかどうかもわからない学生のキャンセル理由にはそれほど関心はないからです。

3:どんな理由でもOKという訳ではない

では先方がそれほど注目しないからと言ってどんな理由でも良いかと言えば、そのようなことはありません。

例えば「面倒になった」、「他の企業の説明会に参加することにした」といった理由が本当の理由であったとして、そのような理由を聞かされた企業は不愉快ですよね。そうした相手企業を不快にさせる理由は、仮に事実であったとしても決して伝えてはなりません。

もし適当な理由が思い浮かばない、あるいはできるだけ嘘はつきたくないということなら「諸般の事情により出席できなくなった」とぼかして、具体的に伝えないよう工夫することです。

4:次回参加するつもりならその意欲は必ず伝える

企業としてもう一つ知りたいのは、この学生はその後の説明会に参加するつもりがあるのか、ないのかということです。もし参加する意志があるなら、その意欲は伝えておくべきです。キャンセルは後ろ向きな話ですが「次回はぜひ参加したい」という話はとても前向きな話であるため印象を高めやすく、また、まとまり感も出てきます。

会社説明会当日にキャンセルする場合:基本は電話

会社説明会当日にキャンセルする場合:基本は電話

会社説明会当日にキャンセルしないといけないときは、相手企業の担当者に電話をかけて「当日キャンセルしてしまうことの謝罪」と「キャンセル理由」を伝えるべきです。相手の会社の始業時間以降に電話をかけるようにしましょう。

説明会当日にキャンセルの電話の例文

◎電話口に出た人に伝える内容

「お忙しい所、恐れ入ります。私、◯◯大学◯◯学部の◯◯と申します。本日の会社説明会の件でお電話させて頂きました。採用担当の◯◯様はいらっしゃいますでしょうか。」

◎採用担当者に伝える内容

「お忙しい所、恐れ入ります。本日◯時からの会社説明会に参加させて頂いております、◯◯大学◯◯学部の◯◯と申します。当日で申し訳ないのですが、体調を崩してしまったため、本日の会社説明会を欠席させて頂きたいと思い、ご連絡致しました。大変申し訳ございませんが、次回の説明会には参加させていただきたいと思います。」

電話でキャンセルを伝えるときの注意点

1:ゆっくりハキハキと話す

電話の相手は社会人です。キャンセルの電話は伝えにくいのも分かりますが、だらだら話さないようにしましょう。説明会のキャンセルを入れること自体、企業に悪印象を与えることはありません。落ち着いてゆっくり、要点を押さえて話すことを意識してください。

2:次回の説明会に参加できるか聞かれる可能性がある

今回の説明会への参加が難しくても、次回開催日がすでに決まっている場合、その時に参加できるか聞かれることもあります。電話を掛けるときは手元にスケジュール帳を置いておき、次回参加可能の場合はその場で答えられるようにしましょう。

会社説明会のキャンセルはなるべくしない

最も望ましいことは説明会のキャンセルをできるだけ出さないようにすることです。そのためには安易に説明会の参加予約を取ろうとしないこと。

中には説明会の参加予約が殺到し、あっという間に申し込みを締め切られる場合もありますが、だからといって無計画に「とりあえず申込んでおこう」では、実りある就活は実現しにくくなってしまいます。

会社説明会だからと軽々に考えず、自分の日程を睨みつつ本当に時間をかけてその会社の説明を聞く意志があるか、よくよく考えた上で説明会の参加を申込むようにすることも大切なことと言えます。

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