会社説明会キャンセルの正しい連絡方法【メール・電話例文付き】

会社を詳しく知る機会として会社説明会は、有効に就活へ活かしたいものです。会社説明会を有効に活かすには計画性をもって参加することが第一ですが、スケジュールが合わなくなる等の理由から、予約していた会社説明会をキャンセルしなければならない場面も出てきます。

しかし会社説明会のキャンセルは後ろ向きな話だけに、どう相手の会社側へ伝えればよいものか、悩ましい問題でもあります。そこで今回は、会社説明会をキャンセルする場合の連絡方法やそのポイント等を、具体的な例文と共に説明することに致します。

会社説明会をキャンセルする上での注意点

会社説明会をキャンセルする上での注意点

1:無断欠席はNG

会社説明会をキャンセルするとき、無断欠席は絶対やってはいけません。相手の企業は、あなたに会社のことを理解してほしいという気持ちを込めて、説明会の席を設け、説明会資料を準備しているのです。

説明会開始時刻がきてもあなたが現れなければ、「事故に巻き込まれたのでは」「交通手段の遅延が発生しているのか」「道に迷っているのではないか」などの心配を与えます。

2:嘘の理由でキャンセルする

別の大事な予定が入ったり体調を崩してしまって、会社説明会に参加できなくなることもあるはずです。そのときは相手に失礼のないように配慮した上で、正直にその旨を伝えるべきです。

ですが残念ながら当日キャンセルをする人の多くは、親や親族が事故に遭ったり、病状が悪化したなどの嘘の理由で乗り切ろうとします。それらを理由してしまうと、面接時に聞かれたり、内定後に何かのきっかけで嘘がばれて、気まずい思いをすることになってしまいます。

会社説明会の正しいキャンセル方法

就職支援サイトを通じた説明会参加の申込みの場合

就職支援サイトを通じた説明会参加の申込みの場合

一口に会社説明会に参加するといっても、各企業に直接参加申し込みを行う場合もあれば、就職支援サイトや新聞社が開催する合同説明会を通じて参加申し込みする場合など、申し込み方法はさまざまです。その中で特に就活生の皆さんが利用する機会が多いと考えられるのが、就職支援サイト上から説明会を申込むケースではないでしょうか。

通常、就職支援サイトから会社説明会の参加予約が申し込める場合は予約の取り消し、キャンセル手続きを画面上で行えるようになっているので、その操作を行えば基本的にOKです。

仮に説明会参加予約をしたのがA社だったとしても、A社の人事部等へ直接連絡する必要はありません。むしろ、就職支援サイトの頭越しに直接連絡してもA社側から迷惑に思われるだけです。企業側も説明会についてはある程度のキャンセルを想定しているもの。そのキャンセル対応に忙殺されてしまわないよう、就職支援サイトを通じて説明会参加の予約やキャンセル手続きを行えるようにしているという事情もあるためです。

ただし、キャンセル理由を書き込む必要がある場合には、上記の注意点で記載しているような「親が危篤状態だから」「祖父が倒れたから」といった嘘はいけません。また「面倒くさくなったから」といった乱暴な表現や侮辱的な理由を書くことも慎まなければなりません。

就職支援サイトを通じての手続きだと言っても、その内容は全て相手企業側に伝えられます。仮にその企業を受けないとしても、「非常識」と思われるような言動をしていたら、本番でボロが出たり、思わぬところでペナルティーとなって自分に返ってくる場合があるものです。その点はしっかりと留意するようにしてください。

相手企業に会社説明会のキャンセルを伝える場合

相手企業に会社説明会のキャンセルを伝える場合

では、説明会を実施している企業へ直接連絡しなければならない場合には、どのような方法・メールや電話対応が望ましいのでしょうか。それぞれご紹介していきます。

説明会開催日より前の日迄にキャンセルする場合:基本はメール

自分の熱意や誠意を伝えるためにも「電話が一番」とナビゲートしている就職関連サイトもありますが、特に予約がすぐに埋まるような人気企業の場合には却って迷惑に思われるだけです。電話がかかってくれば、相手企業の社員は企業の看板を背負っていますから一通り話を聞かなければならなくなりませんし、いい加減な受け答えもできません。

しかも、電話をかける学生側にしてみれば「1社」かも知れませんが、電話を受ける企業は多数の学生を相手にしなければいけません。特に採用を担当している人事部は時期的に多忙を極めている状況だけに、説明会のキャンセル連絡を受け付けるだけの電話で貴重な時間を奪われてしまってはたまったものではないのです。従って、説明会のキャンセルは、相手企業の担当部署へ事前にメールで連絡するという方法が一番スマートであり、最も望ましい方法と言えます。

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