誤字脱字を防止する5つの方法

文章の誤字脱字を完璧にチェックする方法

ビジネス文書において誤字脱字が多い文書は、単に文書としての品質が悪くなるというだけでなく、作成した皆さん個人や皆さんの会社に対する評価や信頼を失墜させる場合もあります。そこで今回は、誤字脱字が多い人の性格や作成した文書の誤字脱字を防止するためのチェック方法を厳選し、皆さんに御紹介することにします。


誤字脱字が多い人の4つの性格

誤字脱字が多い人の4つの性格まずは誤字脱字が多い人の性格についてご紹介していきます。誤字脱字が多いのであれば、以下の性格に該当してしまっていないか、確認してみてくださいね。

誤字脱字が多い性格1:せっかちな人

せっかちな人は業務の質よりもスピードを優先してしまう傾向があります。そのため正確な資料を提出することより、自分が任せられた仕事を早く終わらせようとしてしまうため、見直しが不十分となり、結果として誤字脱字やミスをしてしまいます。

誤字脱字が多い性格2:自分に自信がある人

自分に自信がある人は、成果物の出来にも自信を持っているため、チェックが甘くなりがちです。そのため、絶対に誤字脱字はないと思っていても、上司が確認するとすぐにミスが見つかって怒られてしまうことも日常茶飯事です。

誤字脱字が多い性格3:マイペースな人

マイペースな人は納期直前に仕事を終わらせることが多いため、チェックする時間がどうしても少なくなり、誤字脱字を見逃してしまいます。納期に余裕を持って仕事を進める習慣を身につける必要があります。

誤字脱字が多い性格4:大雑把な人

大雑把な人は細かく文字を確認したり、レイアウトに対する美意識が乏しい傾向が。また集中力が切れやすく、チェックすることがとても苦手です。


誤字脱字を防止する5つの方法

文章の誤字脱字を防止する方法

(1)誤字脱字が見つからないときこそもう一度確認する

例えばWordの用紙一枚分のデータを作成し終わったとして、完了してから再度自分でチェックしたときに誤字脱字やミスがなかったとします。そのときに「ミスがなかった、完璧だ」と思うのではなく、「ミスがないのはおかしい!なにかの間違いだ!」と自分のチェックの仕方を疑い、再度一文字ずつ確認しましょう。

これまで上司などの仕事の指示者から誤字脱字やミスの多さを指摘されてきた人は、自分の確認方法自体を疑うことからはじめる必要があります。ヒューマンエラーという言葉もある通り、ミスがない人はいません。時間をかけてでも今以上に丁寧にチェックすることが誤字脱字を防止することにつながります。


(2)プリントアウトした紙面を、声を出してチェックする

誤字脱字をなくす文書チェック方法として効果的なのは、必ずプリントアウトした紙面でチェックすることです。業務が完了したら、そのままパソコン画面でチェックをはじめてしまう人は少なくありません。ですがパソコン画面は「光」を直接見る行為でもあり、ミスがないかと凝視しながら画面を長時間見ると眼精疲労を招きやすくなり、その結果、集中力が低下しやすくなってしまいます。特にWordやExcelの表示画面は「白」が背景色となっていることから、最も輝度が強い色のため、その分余計に眼を疲れさせてしまいます。

また紙面で文書チェックする場合、確認する部分に指をさし、声を出して読むと効果が高まります。指をあてて声を出すことにより、感覚神経が研ぎ澄まされ、集中力が上がるからです。また音読することにより、耳からも文書の情報が入ってきます。

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