社会人なら身につけておきたいビジネスメールの基本マナー

今回は社会人の基本連絡ツールである「メール」のビジネスマナーについてご紹介します。メールは用件の送受信や確認がいつでもできるので便利である反面、誤送信やメールの内容がうまく伝わらなかった時に誤解を与えてしまう場合もあります。またマナーをわきまえていない内容であれば、それだけで不信感につながってしまいます。メールに関する基本的なビジネスマナーをしっかり理解して、ビジネスマンとしてステップアップしましょう。

件名を見たら内容を分かるようにする

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メールの件名は、メール本文を要約する内容にしましょう。「お世話になっております」や「お疲れ様です」など何の目的で送られてきたか分からない件名であれば、相手が忙しい場合、見落とされるかもしれません。件名を見れば本文を読まなくても内容が理解できるのが理想です。例を見ていきましょう。

《メール件名の例》

  • 【ご連絡】5月12日(木)経営セミナーの会場のご変更(株式会社○○_山田)
  • 【重要】「○○サービス」ご契約内容のご確認(株式会社△△_鈴木)

件名の冒頭に【】で注意を促すひと言を入れたり、差出人の社名や担当名を記載しておくと、より目を引くので効果的です。ビジネスメールを送信する時のコツは、「読む相手の視点」を一番に考えることが重要です。

メール送信時の注意点

メールの注意点_03

メールアドレスを打ち間違って、送ったはずの相手に届かないというミスはよくあります。一度アドレスの打ち込みをした後、送信する前に再度確認するように習慣付けましょう。また宛先欄に相手の敬称をつけて送るようにするとなお良いでしょう。またメールの用途に応じて「TO・CC・BCC」を上手に使い分けることも、ビジネスマナーではとても大切です。これらの違いは、以下の通りです。

《TO・CC・BCCの使い方》

  • TO:メールの内容を伝えなければならない相手に送る
  • CC:メールの内容を参考までに知らせたい相手
  • BCC:メールの内容を参考までに知らせたいが、その人に対して同じメールを送信したことを「TO」や「CC」の人に知られたくない相手

社外の人とやり取りするときの例を見ておきましょう。

《TO・CC・BCCの例》

件名:【ご確認】「○○サービス」ご契約書のご送付(株式会社◎◎_山田)

  • TO:顧客のアドレス
  • CC:直属の上司のアドレス
  • BCC:所属する部署や課の社員のアドレス

会社の方針によってメール送信者の対象は異なるため、注意が必要です。うっかり関係者以外に送信してしまうとトラブルの原因にもなるため、特に個人情報を含むメールの送信前には上司などに確認してもらうと良いでしょう。

メール文面の基本マナー

ビジネスメールの文面_03

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