名刺を整理するコツと方法まとめ

名刺は管理しないまま貯めておくとあっという間に厖大な量となり、いざ「あの人に連絡を取る必要がある」となった場合、名刺を探すのに一苦労といったことになってしまいがちですよね。

そのようなことにならないよう、名刺を上図に管理する方法を4つほどまとめてご紹介しますので、名刺管理にお悩みの方は必見です。


①「袋方式」での名刺管理法

「袋方式」とは、家計簿管理がなかなか上手くゆかない方でも成功させやすいことで有名な袋分けの方法を名刺管理へそのまま応用させる方法で、比較的ずぼらなタイプの方にもオススメできる方法です。

方法はいたってシンプルです。「ん」を除いた「あいうえお」の49音分つまり49のB5サイズ程度の紙袋を用意し、社名または氏名で該当する名刺をその袋へ入れるだけです。仮に500枚の名刺を保有していても、必要な名刺は一袋分だけ探せば良い訳ですから、約10枚から多くとも20枚程度の名刺から探せば良くなり効率的です。

尚社名で袋分けする場合、「株式会社」を「か」の袋に入れてしまうと「か」に名刺が集中することになりますから「株式会社」を除いた社名で袋分けすることがコツです。また、名前と社名両方から探せた方が理想的ですから、出来れば名刺のコピーをとり「社名」と「名前」の袋にそれぞれを入れておくと両面から探しやすくなります。

ところでこの方法、名刺ホルダーにあいうえおのインデックスを貼るという方法で代用できそうですが、名刺ホルダーの宿命として枚数が溜まればそのインデックスの位置をずらす必要があったり、収納ページを買い足したりする必要が生じ、それが後回しになると結局「あ」の欄に臨時で「い」や「う」の名刺を入れてしまう等して長続きしなくなるという問題点がありました。その点をクリアしたのがこの袋方式といえますので、名刺ホルダーでの管理がうまくいかなったという方もぜひ試してみて下さい。


②名刺を定期的に捨てる

名刺管理の問題は「量」の問題につきる、と言っても良いのではないでしょうか。実は、部屋の片付けが上手く出来ない方の共通点の一つに「物が捨てられない」ことがあるのです。「物が捨てられなから物が増え、片付けられなくなる」という訳ですが、このことは名刺管理にもそのまま当てはまります。そこで、1年や半年といった一定の期間を定めた上、不要と判断した名刺は「とりあえず取っておく」といった考えを止めて捨てることも名刺管理の大切な極意です。

但し「ひょっとしてこの先使用するかも」との思いがどうしても拭えない名刺はスマホ等で撮影し、デジタルデータ化して保存した上で破棄すると良いでしょう。勿論、撮影したデータについても定期的に見直しをはかり、やはり使用しなかった名刺データを削除することは忘れないようにして下さい。

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