ビジネスメールの宛名の正しい書き方【ケース別の例文つき】

ビジネスメールの宛名の正しい書き方【ケース別の例文つき】

ビジネスメールの宛名の書き方について解説します。近年、海外企業では連絡手段としてチャットツールを使う機会が増えています。しかし、日本企業(とくに大企業)は依然としてメールを重視しています。履歴が残るため、コンプライアンスの側面から重視しているのでしょう。そのため、メールマナーは覚えておいた方が得策です。

基本的な宛名の書き方

ビジネスメールでは、最初に「宛名」を書きます。基本的な構成は、「社名+部署名+名前+様(敬称)」です。相手に役職ある場合は、役職も付け足します。すると、とても長い文章になるので、改行して「名前」もしくは「役職+名前」を次行の先頭にもってきます。

名前はフルネームのほうがていねいな印象を与えますが、何度もやり取りするようになった場合は苗字だけでいいでしょう。同様に「さん」付けにしたり、部署名を省く場合もあります。

企業・団体宛ての場合

企業・団体宛で個人名が分からない場合は、「御中」をつけます。個人名につける「様」と同じ働きをします。

  • トヨタ自動車株式会社 御中
  • 三菱商事株式会社 御中
  • 株式会社小松製作所 御中
  • 株式会社ディー・エヌ・エー 御中

株式会社を(株)と省略するのは相手の会社に失礼。正式名称を明記しましょう。

部署宛ての場合

相手の部署宛てに出すときの敬称は御中を用います。担当名が分からない場合はご担当者様」などとします。

  • 大和ハウス工業株式会社 開発部 御中
  • パナソニック株式会社 営業部 ご担当者様

複数人に同じメールを送る場合

同じメールを複数の人に送る場合は、「各位」を使います。皆様方という意味の敬称です。「関係各位」、「お客様各位」、「役員各位」といった使い方をします。

  • 社外:お客様各位、取引先各位、お得意様各位
  • 社内:社員各位、関係者各位

お客様各位は二重敬語であり、正しくはお客各位です。しかしながら相手を呼び捨てにしている感覚を持ってしまうことから、「お客様各位」が定着しています。

基本的なビジネスメールを送る場合

基本は「会社名→部署名→課名→役職名→氏名→敬称」の順に明記します。

  • 株式会社サイバーエージェント
    人事部 採用課 藤原 太郎 様
  • 本田技研工業株式会社
    営業部 主任 山田 一郎 様

無理に一行で書こうとせず、会社名や部署名、役職名が長いときは2~3行に分けて書くとバランスよく見えます。

宛名が複数人になる場合

メールを送る相手が2人以上いる場合は、目上の人から順に書きます。

株式会社〇〇〇〇
代表取締役 山田 太郎 様
常務取締役 鈴木 次郎 様
取締役   岡本 一郎 様

会社がそれぞれ別の人に送るときは関係性が上の会社を先に書きます。

株式会社ヤマダホールディングス
代表取締役 山田 太郎 様

株式会社スズキホールディングス
代表取締役 鈴木 次郎 様

社内の上司へメールを送る場合

基本は「名前+役職」で、「田中部長」という宛名になります。ただ、規律にうるさい企業ですと、「名前+役職+殿」で「田中部長殿」とう宛名を送っているところもあります。ただ、これは二重敬語といって日本語文法では誤りです。実は、役職も敬語に相当するため、本来は「田中部長」もしくは「田中殿」で十分なのです。

  • 鈴木社長
  • 佐藤部長
  • 山田課長
  • 伊藤係長
  • 小林主任

英語メールの場合

相手の名前がわかっているときは、男性には「Dear Mr.(名字)」、女性には「Dear Ms.(名字)」と記載します。会社名はなくても問題ないのが、日本文化と異なるところです。

個人名が不明なときは、部署・役職名を宛名にします。「Dear Customer Service(カスタマーサービス様)」、「Dear Sales Manager(営業部長様)」、「Dear Executive Directors(専務取締役様)」、「Dear Director of HR(人事部長様)」。

宛名を書くときの注意点

宛名は略さず正式名称で書く

メールの宛名は略さず、正式名称で書くのが一般的です。例えば、(株)ではなく株式会社。また、アルファベット3文字や略称などの表記が一般的になっている企業は、ウェブサイトや会社四季報などで調べて正式社名を書きます。具体例を挙げれば、「ANA」ではなく「全日本空輸株式会社」などです。

とはいえ、宛名の正式名称/略称もケースバイケースです。例えば、「JR東日本」の正式名称は「東日本旅客鉄道株式会社」と言います。また、NTTは「日本電信電話株式会社」と言います。これらは長いのに加え一般的でないため、同社の社員でも略称を使用している場合があります。ですから、判断に困ったら、先輩や上司に相談するのがベストでしょう。

NTTのグループ企業は、表記がかなり複雑

NTTの話題が出たので、そのグループ企業について触れます。そもそも企業数が膨大にあるのですが、表記は3パターンもあります。宛名を送るときは注意してください。

正式名称系

本社NTTの「日本電信電話株式会社」、NTT東日本の「東日本電信電話株式会社」、NTT西日本の「西日本電信電話株式会社」などがあります。

NTT系

「株式会社NTTドコモ」、「NTTファイナンス株式会社」、「株式会社NTTファシリティーズ」、「NTTエレクトロニクス株式会社」、「株式会社NTTぷらら」などがあります。

エヌ・ティ・ティ系

「株式会社エヌ・ティ・ティ・データ」、「エヌ・ティ・ティ都市開発株式会社」、「エヌ・ティ・ティ・コムウェア株式会社」、「エヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズ株式会社」、「株式会社エヌ・ティ・ティ・アド」、「エヌ・ティ・ティ レゾナント株式会社」などがあります。

宛名を書くときに間違えやすい社名

最後に、宛名で企業名を書く際、間違いやすいものをピックアップしました。

実は大文字の社名

以下は発音と異なり、表記は大文字を使っている企業です。これらのことを知らずに、「キャノン 田中様」と書いてメールを出すと、失礼に当たるので、くれぐれも注意してください。

  • キャノン → 「キヤノン」
  • キューピー → 「キユーピー」
  • 富士フィルム → 「富士フイルム」
  • オンキョー → 「オンキヨー」
  • シャチハタ → 「シヤチハタ」
  • ジャトコ → 「ジヤトコ」
  • 日経ソフトウェア → 「日経ソフトウエア」
  • 三和シャッター工業 → 「三和シヤッター工業」
  • 文化シャッター → 「文化シヤッター」

独特な社名

  • 「いすゞ自動車」。“ゞ”は,「同じ(ONAZI)」で変換すると出てきます。
  • トイザラス → 「トイザらス」。よほど注意しないと必ず間違えます。
  • 「イトーヨーカ堂」。店名は「イトーヨーカドー」ですが、社名はこちらになります。
  • ニッカウイスキー → 「ニッカウヰスキー」

間違いやすい社名

  • (誤)ブリジストン → (正)ブリヂストン
  • (誤)ビッグカメラ → (正)ビックカメラ
  • (誤)ブルドッグソース → (正)ブルドックソース
  • (誤)日本コロンビア → (正)日本コロムビア
  • (誤)アメリカン・エクスプレス → (正)アメリカン・エキスプレス
  • (誤)太平洋金属 → (正)大平洋金属
  • (誤)ドンキ・ホーテ → (正)ドン・キホーテ

さいごに

宛名は、マナーに則って正しく書きましょう。ビジネスメールでは気を付けないといけないポイントがたくさんありますが、特に、メール本文の一番上にくる宛名は、相手は必ず目を通します。誤字脱字などの初歩的なミスを避けるのはもちろん、宛名の書き方にも注意しましょう。

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