顧客と社外で待ち合わせをするときのビジネスマナー

社会人になると取引先の方と、社外で打ち合わせや商談をすることが日常茶飯事になります。そのため、打ち合わせの相手との待ち合わせも、避けては通れないことになります。フランクな関係の友人と待ち合わせをするときとは異なり、「遅刻は論外」という緊張感のある待ち合わせと言えそうです。

友達との約束の場合には「遅れてごめん、迷ってしまった。」と遅刻した理由を伝えれば許されるケースも多いと思いますが、取引先の相手となれば、いくら「申し訳ありません。」と伝えたとしても、会社の印象を悪くしてしまうことは確実でしょう。

では、待ち合わせをスムーズにこなし、自分の印象・会社の印象を良くするために必要なことはなんでしょうか?待ち合わせをする際に大切なポイントを知っておけば、緊張感のある待ち合わせでも難なくこなすことができます。そして結果として、大きな利益を生み出すことができる人間に早変わりできるので、参考にしてくださいね。

①待ち合わせ場所を具体的に決めておく

顔を合わせた状態で話すことができる場合には、待ち合わせをすることが決まった時点で大まかに待ち合わせ場所・時間を決めてしまいましょう。「◯◯駅の西口改札に、××時でよろしいですか?」と問いかけることが重要です。この問いに対する返答によって、相手がよく知っている場所なのか?そうでないのか?をはっきりさせることができます。相手のよく知らない場所に指定してしまうと、待ち合わせ当日、相手の労力を増やすことになってしまいます。

また、約束の日になって「実はよく分からなくって・・・。」ということにも繋がりかねません。よくわからない場所を指定するのは結果として、会社に利益をもたらす行動とは言えなそうです。

②前日に確認の連絡を入れる

人は忘れてしまう生き物です。相手にもよりますが、「少し頼りないな。」という印象をもった相手には、あらかじめ連絡を入れて再度アナウンスしておきましょう。そうすることで、相手の時間も自分の時間も有効に活用することにつながるので、前向きな姿勢で連絡を入れましょう。

またこの連絡の際に、「◯◯駅に××時でよろしいですか?」としっかりと確認しましょう。今ではメールでのやりとりもできますので、「念のためにメールも入れておきますね。」などと伝え、時間と地図を送りましょう。このアクションは相手にとっても嬉しい心遣いです。ここで「この間お伝えした所。お時間で。」などと濁してしまうと、当日に困ることになってしまいます。ぜひはっきりと確認を行いましょう。

③連絡を入れた時点で要点・資料をまとめておく

日時・場所の確認と同時に、要点をまとめておくとよいでしょう。ついでに資料もまとめておくと、より効率的に物事を進めることができるでしょう。

また、連絡を入れる日をあらかじめ決めておき、「この日までに資料をまとめてしまおう!」と決めておけば、「そういえば連絡しなきゃ!と」バタバタと時間を過ごしてしまうということもなくなり、時間を有効に活用することが可能になります。

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