アポイントの日程調整をお願いするビジネスメールの書き方【例文付き】

ビジネス上のアポイントで日程調整を行わなければならない場面は、しばしば生じますよね。中でも日程が決まっていたにも関わらず急な事情が生じたために再度日程を調整し直すような場合、相手に迷惑をかけることにもなりますので日程調整をお願いするメールを書く場合には格段の注意が必要と言えるでしょう。そこで今回は日程調整を相手方にお願いする場合のビジネスメールの書き方について、例文と共に紹介して参ります。


①相手のことを思えばこそ選択肢を提示すること

日程調整を依頼する場合、こちらからのお願いなのでできるだけ相手の意向を尊重したいという気持ちは理解できます。しかし、例えば「今月ならいつでも結構です」と言われた場合、漠然とし過ぎているため相手はかえって返答に困ることもあります。そこで相手のことを思えばこそ具体的な候補日を3日程度選択肢として提示し、その中から選んでもらうようにすることが望ましいと言えます。

その上で、もし提示した候補日が全て相手の都合が悪い場合も想定し、他の日を希望する場合は具体的な候補日を2日程度提示してもらうように案内しておくことです。では例文で確認してみましょう。

お世話になっております。
お忙しいところ誠におそれいりますが、

次回打ち合わせの日程につきましてご検討をお願い申し上げます。
もし下記の候補日の中で○○様のご都合の良い日がございましたら、
その日をお知らせください。

・○月○日午後2時~
・○月×日午後2時~
・○月△日午後2時~

もし、候補日以外の日程をご希望される場合は、
お手数ですが2日ほど候補日を教示頂ければ幸いです。

それではご検討のほど、よろしくお願い致します。


②日程調整が必要な返信メールを送る場合は

今度は立場を変え、①でご紹介した日程候補を知らせるメールを受け取ったところ候補日全て都合が悪く、こちらから別の候補日を知らせる必要が生じた場合の返信のポイントについて説明致します。この場合、くどくどと都合がつかない理由を説明する必要はありませんし、書くべきでもありません。

どんなに込み入った理由を聞かされても相手にとっては「断り」を述べているに過ぎませんので、長々とした説明は却って迷惑なだけです。簡潔にお詫びするだけに留めた方がスマートです。また、こちらから知らせた候補日が今度は相手側がNGという場合もありますので、少々先の日程となったとしてもある程度自由に日程調整がつく期間を合わせて知らせておくと何度もやり取りせずに日程調整を行えます。では例文で確認してみましょう。

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