有給休暇取得の申請マナーとメール例文

有給休暇取得の申請マナーとメール例文

「有給休暇は、労働者の権利」とは分かっていても、自分が有給休暇を取ってしまうと、周囲に迷惑を掛けてしまうのではないかと罪悪感を感じてしまう人は少なくありません。ですが、ビジネスマナーを理解した上で有給休暇を取得するのであれば、問題ありません。今回は有給休暇の取り方や申請するときのマナーについてご紹介していきます。

有給休暇とは

有給休暇とは

有給休暇の意味

「有給休暇」は正式には「年次有給休暇」といいます。有給休暇は、休みを取得しても、受け取る給与を減額されることのない制度であり、労働基準法によって定められています。有給休暇を取得するには二つの用件があります。一つは「雇用された日から6カ月以上経過していること」、もう一つは最初の年次有給休暇が付与されてから、1年間の全労働日の8割以上出勤すること」です。その後は一定の要件を満たしていれば、勤続期間が長くなるに従って、取得できる有給休暇の日数も一定数増えていきます。

有給休暇は取得しにくい?

有給休暇の取得日は、労働者が申請する時期に、自由に取得できる制度であり、そのことは労働基準法でもきっちりと定められています。しかし、職場のメンバーが働いているときに有給休暇を申請するのは、自分一人がずるいことをしているようで罪悪感を感じ、「有給休暇を申請しにくい」という方も少なくないでしょう。中には「働いていないのにお給料をもらうのは気が引ける」と考える人もいます。

皆がそのように考えてしまい、職場で有給休暇の申請を切り出せない雰囲気になってしまっていることも。Northstarの調査結果によると、日本での有給休暇の取得率は2008年〜2013年までは世界最下位、2014年・2015年は韓国に続いて下から二位という結果に。それもそのはず、有給休暇取得に罪悪感を感じる日本人の割合は18%にもなり、また日本の労働者の53%は、自分の有給支給日数を知らないという衝撃の結果もあるくらいです。

有給取得は法律的にも認められた行為であり何ら問題はありません。むしろ国は、有給休暇を積極的にとることを奨励しています。実際に、毎月受け取る給料の額は、有給休暇も考慮した上での金額となっているのです。つまり、有給休暇に対するお給料は、結局は労働の対価に含まれているのです。

有給休暇の取り方で押さえておくべき4つのマナー

有給休暇の取り方で押さえておくべき4つのマナー

有給休暇を取得したことがない社員の人もいると思いますが、それだけではなく、そもそも有給休暇の申請方法すら知らないという方もいます。今更有給取得のやり方を聞きにくい、もしくはこれから初めて有給休暇を取得する人向けにマナーを4点ご紹介していきます。有給休暇をとる際には、急用でない限り、マナーを守った取り方が必要となってきます。有給休暇申請の際のマナーをご覧ください。

1.有給取得で留守にしても仕事が回るよう引継をしておく

有給休暇を取得したい時期は、あなたが席を空けていない状態でも、仕事に支障が出ない時期でしょうか。一社会人である以上、周囲にはなるべく迷惑をかけないようにするのがマナーです。自分がいなくても仕事に差し支えない時期を選ぶようにしましょう。

特に、旅行に出掛けるなど、休暇日数が比較的長くなる有給休暇を取得する場合は、業務の引継ぎは絶対忘れてはいけません。業務の引き継ぎの漏れが発生してしまい、お客様からクレームが入ることは少なくありません。日々行っている個人的な仕事、チームルーティンに関わる業務、取引先への連絡先や担当者名など、漏れがないように業務項目を洗い出して、自分がいなくても仕事が回るよう業務の引継ぎなどの段取りをしっかり済ませましょう。

2.謙虚な態度で申請する

有給休暇を取得することは、間違いなく労働者としての権利です。しかし、それを表に出して言うことはくれぐれも避けましょう。あなたが有給休暇中、あなたの代わりに仕事をサポートしてくれる上司や同僚の気持ちを考えなくてはなりません。職場だからといってビジネスライクな関係ではなく、お互いを助け合う、人と人のつながりは大事です。きっと上司や同僚は、あなたが休んでいる間にトラブルを引き起こして迷惑をかけないように、責任を持って仕事をしてくれるはずです。「申し訳ありませんが、有給を取得させてください」などと、上司や同僚の心情も考え、謙虚な姿勢で申請しましょう。

3.余裕のある有給休暇申請をする

有給休暇の申請の取り方についてご説明します。1日などの短期間の有給取得の場合は遅くとも3日前までに、できれば1週間前を心がけ、3日以上有給休暇を取る長期の場合は1ヶ月前までには申請しておきましょう。

あなたが有給休暇取得によって留守にしている間に起こりうる業務上の支障も考慮して、できるだけ余裕を持った日程調整が必要です。あなたが不在でも困らないように、書類や資料の位置を伝えたりすることも必要となってきます。また、現在進行中の業務など、進捗状況を上司に報告したり、チーム内で共有しておきましょう。

4.有給休暇申請を提出前に、事前に相談する

有給休暇を取るとき、取得期間までの営業日数に余裕があっても、申請しにくいという方もいるでしょう。そうした方は、社内での会話や飲み会などの際にさりげなく上司に相談しましょう。前もって相談したり、知らせたりしておくことで申請するときの罪悪感も気分的には楽に感じます。

また、事前に口頭で有給取得の相談をされた方が、上司も仕事のスケジュールを組み立てやすくなります。もし仮に、重要性が高く、また迅速な対応が必要な業務が多い時期と、有給休暇の取得日が重なった場合、有給申請をいきなり提出されると、上司も困惑してしまうでしょう。

事前に口頭で有給休暇の取得を相談していれば、「もし可能なら別の日にしてほしい」と上司からも相談できます。有給休暇の取得が、その日でなくとも大丈夫な場合、別日に変更するのもマナーです。

有給休暇の申請のメール例文集

最近では、有給休暇の取得申請をメールで行うことが多くなっています。内容的には有給を取得したい期間や引継ぎに関することなど漏れのないように必要事項を簡潔に書いておきましょう。以下に、有給休暇を取得する際の例文をご紹介します。

有給休暇の申請のメール例文(1)

件名:有給休暇取得の件

◯◯部長※有給取得申請の担当者

お疲れ様です。営業部の◯◯です。
有給休暇取得申請の件でご連絡致しました。

■有給休暇取得日
日時:◯月◯日(月)
理由:私用のため、年次有給休暇を取らせていただきます。

◯◯課長にもお伝えしておりますが、
現在携わっている業務には支障がないよう、しっかり引継ぎを行います。

ご迷惑をお掛けし申し訳ありませんが、何卒ご了承ください。
宜しくお願い致します。

営業部 ◯◯

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