上司への返信が遅れたときのお詫びメールの注意点・文例

上司からメールが届いた場合、できるだけ早く返信することが部下として大切なマナーです。しかしながらいくら本人が注意していても、例えば打ち合わせが長時間に及んだ、予定外の急な仕事が入ってしまった等々で返信メールを出しそびれてしまったということはあり得ることですし、避けられないと考えておいた方が良いでしょう。

そのような場合に大切になってくることが上司へのお詫びですが、上司へのお詫びをメールで行う場合にはどのようなことに注意すれば良いのでしょうか。今回は上司への返信が遅れてしまった場合、どのようなお詫びメールを上司に送れば良いか、またどのようなことを注意すればよいか等を文例と共にお伝えすることに致します。

①「すみません」はNG

すいません

相手は上司ですからお客様同様言葉遣いには気をつけなければなりません。お詫びの言葉として「ごめんなさい」が不適切であることはわかるでしょうが、「すみません」もビジネス用語としてNGです。上司にお詫びをする場合の言葉は「申し訳ございません」が基本です。

また、もう一つのポイントとして心掛けなければならないことは、上司の立場としては「返信が遅い」ことに対する不満もありますが、同時にちゃんとメールが届いているか、ちゃんと確認しているかといった不安も生じている状況です。メールを確認していることを明示することにより、上司の不安を解消した上でお詫びすることも大切です。ではその部分について例文で確認しましょう。

例文(1)

◯◯課長

先日、課長より「◯◯の件」でメールを頂戴しておりましたが、返信が本日まで遅れてしまい、誠に申し訳ございませんでした。

※該当箇所の一部のみ記載

②正当な理由がない限り理由は伝えない方が良い

詫び

例えばメールサーバにトラブルが生じ、その間メールを確認することができなかった等々正当な理由がある場合は簡潔に事情を説明することは構いませんが、ついうっかり忘れてしまった、見落としてしまった等の不注意が理由である場合、それを馬鹿正直に伝えることは望ましくありません。

例えば「うっかり忘れた」ということは上司に対する連絡を重視していない、気を配っていないとわざわざ伝えるようなものであり、大変失礼だからです。つまり余計に上司の心象を害することになりますので、そうした不注意からのミスなら理由は伝えず、①で紹介したお詫びだけで留めておいた方が良いと言えます。では理由を伝える場合はどうすればよいか、例文を紹介しますので参考にしてください。

例文(2)

実は昨日より通信障害が発生していたため、その間頂戴していた全てのメールを確認することができない状況にありました。そのため返信ができませんでしたが、そうした状況であることを課長へ先日時点でお伝えするべきであったと深く反省しております。

※該当箇所の一部のみ記載

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